FOIRE AUX QUESTIONS
volet Organisations - Porteurs de projets CES/SVE 

Cadre général : volontaires en activité et situation d’épidémie de COVID-19
Cette FAQ vient compléter et rassembler les informations contenues dans les communications mises en ligne au fur et à mesure par la Commission européenne ou par l’agence Erasmus+ France Jeunesse et Sport et disponibles sur le site Internet de l’agence.
L'Agence est attentive à diminuer au maximum les risques pour les organisations ou les participants de se retrouver en difficulté financière. Toutefois il convient de procéder à l’examen particulier de chaque projet en cours, et tout frais supplémentaire engendré par la situation de force majeure liée à l'épidémie de COVID-19 devra faire l’objet d’une justification et ne pourra être pris en charge au-delà du montant maximal de la subvention indiquée dans la convention.

N’hésitez pas à prendre contact avec la personne en charge du suivi de votre projet si vous avez des interrogations, en indiquant toujours le numéro de projet concerné. Vous trouverez ici la liste des chargés de mission de l’agence et des correspondants régionaux chargés du suivi des actions sur votre territoire 

Volontaires accueillis en France
Volontaires à l’étranger


Informations à fournir quant à la situation des volontaires
Poursuite des activités, accompagnement et confinement
Prestations de subsistance des volontaires
Couverture santé des volontaires européens (CIGNA)
Gestion des projets en situation d’épidémie de COVID-19
Projets de mobilités à venir dans des délais proches
Projets de mobilités en cours
Projets de demande de subvention en cours
Demandes de labellisation
ANNEXES

Volontaires accueillis en France

Il convient de procéder à l’examen particulier de chaque projet en cours, en se référant aux consignes gouvernementales au regard de la situation épidémiologique. Les missions doivent être adaptées compte tenu de la situation sanitaire actuelle. N’hésitez pas à prendre contact avec la personne en charge du suivi de votre projet si vous avez des interrogations.

Volontaires à l'étranger

Il appartient aux organismes de soutien, en lien avec les structures d’accueil, de prendre toutes les dispositions afin de garantir la sécurité sanitaire et la santé psychologique des jeunes dont ils sont responsables, et d’assurer leur retour si ces conditions ne sont pas réunies.

Au regard des préconisations du MEAE (publiées le 17 Mars 2020), l’Agence du Service Civique invite aux dispositions suivantes :

  • pour les volontaires dont les missions s’achèvent dans 3 mois ou plus, de maintenir si possible la mission jusqu’à son terme, en adaptant celle-ci autant que faire se peut (ex : poursuite des missions à distance) ;
  • pour les volontaires dont les missions doivent s’achever très prochainement, de les prolonger, quand c’est juridiquement et financièrement possible, afin que la date de fin de mission se rapproche au maximum de celle où les conditions d’un rapatriement sont réunies (sous réserve d’une durée de visa individuel permettant cette prolongation) ;
  • pour les volontaires dont la mission s’achève dans les 3 prochains mois et désirant rejoindre leur pays, de leur proposer de mettre un terme anticipé à leur mission de volontariat européen en France, dès lors que les conditions de leur rapatriement sont réunies.


Les équipes de l’Agence doivent être sollicitées en amont pour faciliter ces démarches.

Informations à fournir quant à la situation des volontaires


1. Que faire pour les participants au programme CES confrontés à des restrictions de voyage dans le pays d'accueil qui les empêchent de retourner dans leur pays d'origine?

Il convient de se rapprocher au plus vite des autorités consulaires du pays d’origine du volontaire afin de se signaler et de connaître les conditions les plus favorables pour le rapatriement. Pour toute situation délicate (par ex. action de rapatriement), il faut en informer le chargé de mission de l’Agence et le correspondant régional REIJ en indiquant les dates et la référence du projet pour leur permettre de venir en appui de ces démarches le cas échéant.

2. Que faire si le visa du volontaire expire pendant la période de confinement et qu’il a dû rester en France ?
Il revient aux organismes d’accueil de le signaler aux préfectures du lieu de résidence et d’informer les autorités consulaires françaises dans le pays d’origine des intéressés et d’assurer le maintien de leurs prises en charge (logement, soin et nourriture). Les coûts supplémentaires générés pourront être financés via les coûts exceptionnels, dans les limites du financement déjà accordé pour le projet. Les correspondants régionaux et les chargés de mission de l’Agence peuvent être sollicités en appui au besoin.

3. Les volontaires français à l’étranger doivent-ils se déclarer aux autorités françaises ?
Compte tenu de la situation sanitaire, lesorganismes d’accueil doivent veiller à ce que les volontaires se signalent auprès des autorités consulaires françaises et à ce qu’ils se tiennent informés des décisions prises pour les ressortissants français.

4. A la suite du communiqué de l'Agence : devons-nous demander aux volontaires de se signaler aux autorités consulaires de manière systématique ou s'inscrire sur Ariane suffit-il ?
S'inscrire sur Ariane est un préalable. Il devient nécessaire de prendre attache directement avec les autorités consulaires locales lorsque la situation exige de prévoir le rapatriement ou qu’un volontaire est atteint du COVID-19.

5. Devons-nous vous faire un état des lieux complet concernant la situation des volontaires ? Ou uniquement pour ceux qui sont rentrés ? A qui devons nous envoyer les informations ?
Les correspondants régionaux REIJ ont en principe sollicité les organisations impliquées dans le CES/SVE à ce sujet. Si cette information ne vous est pas parvenue, merci de les contacter.
Pour toute situation délicate (par ex. action de rapatriement), il faut en informer l’Agence et le correspondant régional REIJ au plus vite en indiquant les dates et la référence du projet.

Poursuite des activités, accompagnement et confinement

Malgré le confinement et l'éventuelle absence d'activités, il n’y a pas lieu de procéder automatiquement à une rupture de la mission de volontariat européen, même si le volontaire est rentré dans son pays d'origine. Les différentes options doivent être explorées de manière concerté entre le volontaire et les partenaires du projet avec le soutien éventuel de l’Agence nationale.

6. Quel est le rôle des tuteurs dans cette période ?
Le rôle du tuteur est fondamental pendant cette période. Il convient, même si la mission ne peut se dérouler normalement, de maintenir un contact régulier et soutenir le volontaire. En cas de difficultés dans ce suivi, il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l’Agence et le correspondant régional REIJ pour qu’ils puissent venir en appui.

7. Comment l'organisme d'accueil doit-il formaliser la situation d'un volontaire confiné au domicile?
La formalisation peut prendre la forme d'un échange mail entre l'organisme d'accueil, celui de soutien et le volontaire. Il n'est pas nécessaire de transmettre ce document à l'Agence du Service Civique ou aux correspondants régionaux REIJ.
L'organisme maintient bien un lien avec le volontaire pendant toute la durée du confinement, dans la mesure du possible y compris dans le cas où le volontaire est rentré dans son pays, pour éviter son isolement, s'assurer de sa bonne information, assurer les conditions favorables d'une reprise de la mission ultérieurement et répondre à ses questions éventuelles.
Il est souhaitable que les organisations partenaires et le volontaire s'accordent sur les nouvelles modalités de la mission découlant de la situation particulière de confinement en cas :

A°) de confinement dans le pays où a lieu la mission

B°) de confinement dans le pays d'origine après retour provisoire du volontaire au pays ET poursuite de la mission, même a minima.
Ceci peut être fait idéalement via la mise à jour du contrat d’activité (Annexe V de la convention) précisant ces nouvelles conditions de mission ou à minima, par un échange de mail attestant de l’acceptation de ce nouveau cadre par l’ensemble des parties prenantes du projet, notamment les tâches qui permettent de rester dans l’activité du projet et les aspects budgétaires.

8. Qu’en est-il de la responsabilité des organismes lorsque le volontaire n'effectue plus sa mission, mais se trouve confiné à demeure ou est rentré au pays ?
La responsabilité des organisations reste définie par le guide du programme et par les nouvelles modalités du contrat d’activité (à ce sujet, voir le point précédent). La structure d’accueil reste responsable uniquement si l’activité perdure à distance ou si le volontaire reste confiné dans le pays.

9. Est-il possible de rompre le contrat pour permettre au volontaire de préserver la possibilité de faire un CES/SVE plein et entier dans un autre contexte ?
Il est possible de rompre le contrat en accord avec le volontaire lorsque celui-ci est rentré dans son pays d’origine. Si la durée de la mission n’a pas dépassé deux mois, il sera possible de la requalifier en volontariat court terme, pour permettre ainsi au jeune de refaire ensuite un volontariat long terme de 14 mois cumulés au maximum. D’autres options sont actuellement à l’étude pour permettre à des volontaires de poursuivre leur engagement dans le futur si leur projet s’est interrompu de manière prématurée à cause de la crise sanitaire actuelle et qui ne rentreraient pas dans le cadre évoqué précédemment.

10. Le volontaire peut-il exercer tout ou partie de sa mission CES/SVE à distance ?
En accord avec la structure d'accueil et de soutien et si les conditions matérielles et la mission s’y prêtent, le volontaire peut continuer d’exercer tout ou partie de sa mission CES/SVE à distance.

11. Y a-t-il une dérogation à la durée hebdomadaire de la mission dans le cas où le volontaire peut continuer à exercer tout ou partie de sa mission à distance ?
La situation implique une souplesse dans la durée hebdomadaire du volontariat. L’essentiel pour les structures d'accueil et de soutien est de vérifier si le volontaire est bien en mesure ou non de poursuivre tout ou partie de sa mission à distance.

12. Les formations à distance sont-elles possibles?
Les différentes agences nationales en charge du CES/SVE travaillent actuellement à la mise en place de formations en ligne pour les volontaires et les organisations partenaires impliquées. Des informations seront fournies par l’Agence sur ce sujet le plus rapidement possible.

13. Si la mission est empêchée, est-il possible de suspendre la mission et de décaler la date de fin de l’activité pour permettre au volontaire de réaliser la mission initialement prévue à l'issue de la crise ?
Nous sommes ici dans le cas où le volontaire est retourné dans son pays d’origine et n’exerce plus ses missions. La mission peut être suspendue pour cause de force majeure (vous devrez le signaler dans Mobility Tool) et par principe, la subvention s’arrête pendant la période de suspension de l’activité.

Si un projet est suspendu temporairement et est voué à reprendre après le confinement, c’est-à-dire que l’activité du jeune est interrompue pendant une période donnée et qu’il n’y a pas de frais engendrés durant cette période par le projet (ex : loyer, électricité), alors il faut renseigner la période de suspension dans Mobility Tool. 
Voir détails en Annexe II - Guide Mobility Tool-CES/KA1- Force majeure

Des coûts exceptionnels engendrés par la situation d’épidémie de COVID-19 peuvent néanmoins être pris en charge à la condition que le financement initial du projet le permettre : la prise en charge par l’Agence des frais du projet ne peut en aucun cas dépasser le montant maximal de la subvention indiqué dans la convention.

Pour faciliter la reprise des activités post crise sanitaire, les projets pourront être prolongés dans la durée (36 mois maximum au total) mais une vigilance particulière devra être accordée au suivi du financement restant disponible.


L'Agence demande aux porteurs de projet dans ces différents cas de figure (frais exceptionnels, prolongation du projet) de se rapprocher du chargé de mission en charge du suivi du dossier.

Prestations de subsistance des volontaires


14. Si la mission est empêchée, la subvention doit-elle être versée aux volontaires ?

Tant qu’il n’est pas mis un terme à la mission ou qu’elle n’est pas suspendue (question 13), la structure doit garantir que le volontaire accède bien à un hébergement, à la prise en charge des repas, ainsi qu’à l’intégralité de l’indemnité d’ « argent de poche ».

Couverture santé des volontaires européens (CIGNA)


15. Quelle est la couverture santé fournie par l’assurance Cigna en lien avec la crise sanitaire actuelle ?

Cigna couvre les dépenses liées au COVID-19, conformément à la couverture de la police et de la même manière que toute autre maladie.
Toutefois les soins préventifs sont exclus de la couverture (voir détails en Annexe III)
Dans le cadre des projets en cours et dans tous les cas, les participants continuent d’être couverts dans leur pays d’accueil ou d’origine pendant toute la période où ils ont été inscrits à l’assurance par l’organisation. Deux mois supplémentaires après cette date sont inclus.
Si nécessaire, et lorsque les 12 mois d’activité n’ont pas été atteints, nous recommandons aux organisations de prolonger la durée pour laquelle elles ont initialement inscrit le participant.


Pour toute autre question, n'hésitez pas à contacter clientservice2@cigna.com ou consultez le site internet www.cignahealthbenefits.com

Gestion des projets en situation d’épidémie de COVID-19

16. Comment gérer mes projets dans Mobility Tool dans le cadre de la crise sanitaire ?
Dans Mobility Tool, vous avez la possibilité de :

  • - préciser si la mobilité d’un participant a été impactée par une situation de force majeure ;
  • - modifier les dates de mobilité des participants (pour arrêter une mobilité, la raccourcir ou la prolonger, dans les limites des dates du projet) ;
  • - inscrire une période de suspension des projets (c’est-à-dire une période pendant laquelle le projet est arrêté provisoirement, avant de reprendre une fois la crise passée) pendant laquelle la subvention n’est plus versée. Dans ce cas, seule la prise en charge de coûts exceptionnels sur justificatifs peut être demandée au rapport final dans la limite du montant maximal de la subvention indiqué dans la convention.
    Voir Annexe II : Guide Mobility Tool-CES/KA1 - Force majeure


Toutes les modifications qui seront à apporter au projet devront faire l’objet d’un échange préalable avec le chargé de mission. Il est obligatoire de renseigner le maximum d’informations sur l’évolution des mobilités au fur et à mesure dans Mobility Tool, puis de les expliquer dans la partie narrative du rapport final et d’apporter des justificatifs en annexe.


17. Quand est prévue la prochaine date de soumission de demande de subvention CES ou Erasmus+ Jeunesse ?
La date de soumission des projets CES et Erasmus + Jeunesse pour le round 2 est reportée au 7 mai 2020 à midi (heure de Bruxelles).
La date du round 3 est à ce jour maintenue au 1er octobre 2020 à midi (heure de Bruxelles).

Projets de mobilités à venir dans des délais proches

18. Qu’en est-il des mobilités à venir prévues dans un projet ayant obtenu un financement ?
Tout départ à l’international et toute mobilité vers la France envisagés dans des délais proches doivent être suspendus jusqu’à nouvel ordre.

Projets de mobilités en cours


19. Est-il possible de décaler les dates d’une mobilité ou d’un projet en cours ou à venir ?

Sans procéder par la signature d'un avenant, il est possible de décaler librement les dates de futures mobilités en restant dans le cadre des dates de début et de fin du projet global prévues par la convention financière.
Pour faciliter la réalisation des mobilités prévues dans des projets déjà financés, il est aussi possible de passer par un avenant pour prolonger le projet.
Une prolongation exceptionnelle des dates de projets est possible pour les mobilités en cours


Si vous voulez bénéficier de ce report, vous devez au préalable vous rapprocher du chargé de mission en suivi de votre dossier.


20. Quelle est la durée de prolongation possible ?
La durée de prolongation exceptionnelle est de 12 mois maximum (pour les projets de 24 mois, il est donc possible de prolonger la durée du projet jusqu'à 36 mois maximum). Vous devez pour cela vous rapprocher du chargé de mission qui suit votre projet en précisant bien la référence et les dates pour chaque projet.

21. Que faire en cas de difficultés pour compléter un rapport final dans le délai imparti?
Si vous vous retrouvez dans cette situation, merci de prendre contact au plus vite avec la personne en charge du suivi de votre projet à l’Agence.

Projets de demande de subvention en cours


22. Les organismes et les bénéficiaires ont parfois des difficultés à fournir des documents signés (par exemple conventions, mandats). Quelle flexibilité peut être offerte?

Compte-tenu des circonstances exceptionnelles actuelles, l'Agence nationale peut accepter temporairement l'échange de copies scannées et signées des conventions de subvention en format .pdf par courrier électronique. La validation de la convention fera l'objet d'un échange formel de signatures une fois que la situation exceptionnelle due au COVID-19 sera terminée.

Demandes de labellisation

23. Pouvons-nous demander actuellement un label ou un renouvellement de label CES?
Si la durée de vos projets de mobilités en cours excède les dates de votre accréditation, veuillez-vous rapprocher de la personne en charge de votre dossier à l’Agence, en précisant les références.
Pour toute demande de renouvellement de label durant la période de crise sanitaire ou pour des projets démarrant avant le 1er janvier 2021, veuillez-vous rapprocher de la personne en charge de votre dossier à l’Agence, en précisant les références.
Pour toute nouvelle demande de labellisation pour des projets démarrant après le 1er janvier 2021, nous recommandons d’attendre les informations concernant la prochaine programmation 2021-2027, afin d’ajuster votre projet aux évolutions que pourrait connaître le programme à celle-ci.

ANNEXES